Le bulletin d’adhésion à une association : informations et modèle

Au sens de la loi 1901, la création d’un bulletin d’adhésion n’est pas exigée pour une association. Elle est toutefois recommandée dans la mesure où ce document remplit des rôles importants. Que ce soit du côté de l’association ou de l’adhérent, signer le bulletin d’adhésion est lourd de sens.

Voici pourquoi il est indispensable de créer un bulletin d’adhésion pour une structure associative. 

Pourquoi créer un bulletin d’adhésion à une association ?

Le bulletin d’adhésion est un document qui fait office de fiche d’adhésion pour une association. Il permet donc à un adhérent, particulier ou entreprise, d’adhérer à un organisme associatif. Ce document permet en effet de formaliser l’arrivée de nouveaux arrivants au sein de la structure.

Il peut être un document physique mais il peut également être dématérialisé. C’est notamment le cas d’un bulletin d’adhésion en ligne.

Le bulletin d’adhésion comporte 2 parties :

• La première, remplie par l’adhérent, est conservée par l’association. Elle contient les informations personnelles concernant l’adhérent et permet donc à la structure de mettre à jour sa liste d’adhérents.

• La seconde est, quant à elle, remise à l’adhérent. Remplie par l’association et signée par son représentant, elle certifie le paiement par le concerné de la cotisation ou du droit d’entrée requis pour adhérer à l’organisme. 

Cette deuxième partie peut aussi prendre la forme d’une carte d’adhésion ou être envoyée par email en guise de confirmation de l’adhésion du concerné.

Les informations obligatoires à faire figurer sur votre bulletin d’adhésion

Afin de pleinement remplir son rôle, le bulletin d’association doit obligatoirement faire figurer un certain nombre d’informations sur les 2 parties protagonistes. 

Les informations de votre association

En premier lieu, le formulaire d’adhésion doit faire apparaître toutes les informations concernant l’association. Il s’agit ainsi de :

• La dénomination de la structure ;
• L’adresse exact du siège ;
• Les informations concernant la cotisation ou le droit d’entrée à payer à l’adhésion : montant, date de validité, le mode de paiement (par chèque, par virement ou en espèces) ;
• Les documents requis de la part de l’adhérent (enveloppe timbrée, justificatif d’identité, photo d’identité, certificat médical, etc.) ;

Les informations de l’adhérent

Les informations concernant l’adhérent doivent également figurer dans le bulletin d’adhésion. La nature des informations demandées diffère cependant selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale.

Voici les renseignements demandés s’il s’agit d’un particulier :

• Les coordonnées de l’adhérent : nom, prénom et adresse exact (code postal et ville de résidence) ;
• La date de naissance ;
• Le contact (adresse email et numéro de téléphone).

Selon la nature de l’association, des informations complémentaires peuvent également être demandées comme : la profession, les diplômes, un certificat médical, etc. Par ailleurs, si l’adhérent est un mineur, il peut aussi lui être exigé une autorisation parentale.

D’un autre côté, si l’adhérent est une personne morale, il lui est demandé :

• La raison sociale (autrement dit le nom de l’entreprise) ;
• Le numéro SIREN ;
• La forme juridique de l’entité ;
• Le site web ;
• Les contacts (adresse email et/ou téléphone).

Mention sur les données personnelles

Le bulletin d’adhésion doit obligatoirement mentionner la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Cette dernière concerne la protection des données personnelles de l’adhérent. Ainsi, en vertu de cette loi, tout membre d’une association possède un droit de communication concernant le fichier des membres de l’association. Cela implique qu’il dispose d’un droit d’accès et de rectification sur ses données personnelles. De même, cela implique également qu’il a le droit de demander la suppression de ces données une fois qu’il quitte la structure.

L’adhérent a par ailleurs un droit de regard sur ses données personnelles collectées par l’association. Cette dernière doit d’ailleurs s’engager à ne pas les céder ni les vendre.

Le formulaire d’adhésion doit ainsi respecter le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des données qu’il s’agisse d’un document en papier ou d’un document en ligne.

Vous pouvez insérer la mention suivante :

En vertu de la loi numéro 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’association {Nom de l’association} s’engage à ne pas utiliser les informations de l’adhérent à des fins commerciales ou à les céder à des tiers.

L’adhérent dispose par ailleurs d’un droit de regard par rapport à ses informations personnelles.

Les signatures

Le bulletin d’adhésion doit être signé par les 2 parties : l’adhérent et le représentant de l’association (le président ou un secrétaire). Cette signature sert en effet à officialiser l’accueil du nouveau membre pour l’association. Du côté de l’adhérent, elle est plus lourde de sens car cette signature matérialise son désir de rejoindre la structure. De plus, le fait de signer le document implique son acceptation de l’objet, des statuts ainsi que, le cas échéant, le règlement intérieur de l’organisme.

Cela est notamment mentionné dans la partie conservée par l’association. En effet, dans cette partie, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance des statuts, objets et le cas échéant, du règlement intérieur de la structure.

Le modèle du bulletin d’adhésion

Le bulletin d’adhésion en ligne

Dans le monde digitalisé dans lequel nous vivons, dématérialiser le bulletin d’adhésion peut s’avérer indispensable. Cela offre en effet de nombreux avantages.

Les conditions pour utiliser le bulletin d’adhésion en ligne

Créer un bulletin en ligne offre de nombreux avantages pour une association :

• Conserver un fichier numérique sur les membres sous forme d’un tableau Excel. Le président, le secrétaire et le trésorier pourront ainsi s’en servir à chaque fois que de besoin.
• Procurer un gain de temps aux membres qui n’auront pas besoin de se déplacer pour remplir le formulaire. Il leur suffira de tout faire d’un ordinateur ou d’un appareil mobile en quelques clics.
• Offrir aux membres la possibilité de payer la cotisation en ligne, un moyen simple, rapide et sécurisé de s’acquitter de s’acquitter de la cotisation. Il suffit pour cela de choisir l’outil en ligne adapté.

Afin de pouvoir utiliser un bulletin en ligne, il faut toutefois pouvoir garantir la confidentialité des données collectées et la sécurisation du processus. Cela passe par l’utilisation d’un outil spécialisé fiable et efficace.

Les outils pour un bulletin d’adhésion en ligne

Il existe de nombreux outils en ligne qui vous permettent non seulement de créer un bulletin en ligne pour votre association mais aussi de percevoir les cotisations.

Bubble You

Véritable plateforme tout-en-un, Bubble est un outil qui permet de créer un formulaire d’adhésion en ligne pour votre organisme associatif. Plus généralement, ses nombreuses fonctionnalités permettent de créer, gérer et animer votre structure.

Voici ce que vous pouvez faire avec Bubble :

• Créer un formulaire d’adhésion à votre association ;
• Collecter les cotisations et droits d’adhésion ;
• Collecter des dons de sponsors ;
• Communiquer directement entre membres de l’association ;
• Organiser le financement de votre structure ;
• Organiser un crowdfunding ;
• Organiser des événements ;
• Convoquer des assemblées générales ;
• Etc.

En véritable outil de gestion en ligne d’une communauté associative, Bubble offre de nombreuses garanties quant à son utilisation :

• La garantie de sécurité. Bubble respecte toutes les normes concernant la protection des données personnelles et bancaires (en cas de paiement par virement) des membres.

• Un outil intuitif et ludique. Même sans connaissances techniques pointues, les gestionnaires d’association ainsi que chacun des membres pourront aisément manipuler cet outil. Chaque membre devra d’ailleurs créer son propre compte au sein de la communauté virtuelle mise en place par l’intermédiaire de la plateforme.

• Un outil personnalisable que vous pourrez adapter aux couleurs de votre structure associative ou paramétrer selon vos besoins. Il est en effet possible de personnaliser les annuaires et les widgets en fonction de vos besoins.

HelloAsso

HelloAsso est une plateforme entièrement dédiée aux associations. Elle offre également une gamme complète de fonctionnalités qui permettent de :

• Créer des formulaires en ligne pour l’adhésion, les dons ou les ventes en ligne au sein de l’association. Le principal atout de ses formulaires est d’ailleurs leur design responsif. Ces derniers s’adaptent ainsi à n’importe quel type d’écran. Les mobinautes pourront ainsi aisément remplir leur formulaire.

• Collecter les cotisations et les dons. HelloAsso dispose d’ailleurs aussi d’une option crowdfunding pour organiser une collecte de don participatif.

• Organiser un événement ;

• Créer une billetterie

• Etc.

Plateforme entièrement gratuite, HelloAsso offre ainsi de nombreux atouts pour une association :

Cependant, à côté de ces avantages non négligeables, la plateforme compte également un inconvénient de taille. Elle ne permet en effet que de gérer les aspects financiers d’une association. 

Contrairement à Bubble qui permet de gérer toutes les facettes de la structure, de la communication à la collecte de dons en passant par l’organisation d’assemblées générales.

En conclusion, le bulletin d’adhésion est un document essentiel dans la vie d’une association. Il remplit en effet des fonctions importantes. Encore faut-il mesurer à quel il s’agit d’un document sensible car il contient des informations confidentielles sur les adhérents. Voilà pourquoi il est essentiel d’en garantir la protection.

Pour cela, il n’y a rien de tel que d’opter pour un outil en ligne qui garantit fiabilité et sécurisation des données. Aussi, n’attendez plus et faites confiance à Bubble pour créer vos formulaires en ligne et plus largement, gérer votre association.