Organiser un événement pour une association
Vous êtes ici : Bubble You » Association » Organiser un événement associatif

 

Selon les termes de la loi du 1er juillet 1901, une association est une organisation à but non lucratif par essence. Elle a toutefois besoin de fonds pour fonctionner et pour financer ses projets.

Organiser un événement pour une association

Elle dispose pour cela des recettes de ses cotisations et des droits d’adhésion. Ces dernières ne suffisent pourtant pas toujours. Il peut arriver qu’une association doive trouver des fonds supplémentaires.

C’est la raison pour laquelle une association peut être amenée à organiser un événement.

Un événement peut aussi servir à faire connaître les activités de l’association.

On fait le point sur les différentes étapes à suivre pour organiser un événement d’association.

Définir l’objectif de l’événement

Afin que votre événement d’association se déroule sans accroc, il est important de bien définir son objectif en amont.
Souhaitez-vous lever des fonds ? Présenter un projet ? Célébrer une réussite ?

Il se peut que vous ayez plusieurs objectifs. Cependant, vous devez les hiérarchiser afin de dégager un objectif principal prioritaire et éventuellement des objectifs secondaires.

Il est important d’être fixé sur l’objectif principal, car de cela dépend :
⦁ Les personnes à inviter. Vous pouvez identifier précisément les personnes à inviter en fonction de votre objectif principal. Vous n’invitez pas les mêmes personnes selon que vous souhaitiez organiser un vide-grenier ou lever des fonds.

⦁ La nature et le contenu de l’événement. Vous orienterez l’événement en fonction de l’objectif global que vous souhaitez atteindre.

Aussi, fixer un objectif principal précis vous permettra d’envoyer un message clair à vos invités. Ces derniers participeront ainsi en connaissance de cause.

De même, une fois votre objectif principal déterminé, vous pourrez chiffrer vos besoins pour l’événement : combien de personnes inviter, quels efforts de communication fournir et quels canaux utiliser, etc.

Définir le lieu et l’horaire

Une fois vos objectifs d’événement fixés, vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour déterminer le lieu et l’horaire.

Planifier un événement associatif

En ce qui concerne l’horaire, la meilleure option reste de se concerter avant de prendre une décision.

Vous pouvez vous concerter avec les personnes dont la présence est essentielle à votre événement. Vous pourrez ainsi leur demander les heures et les jours qui leur conviennent le mieux.

Avec un peu de chance, vous trouverez un terrain d’entente pour fixer un horaire qui convient à tous.

Maintenant qu’en est-il du lieu ? Trouver le lieu idéal pour votre événement d’association vous sera plus facile quand vous aurez déterminé les critères tels que :
⦁ L’objectif principal ;
⦁ L’horaire. En soirée ou en journée, le choix du lieu de l’événement en dépendra.
⦁ Le nombre d’invités attendus. Il est toujours prudent de trouver un lieu plus ou moins spacieux pour éviter les mauvaises surprises.

Les précautions à prendre ne seront pas les mêmes selon que vous optez d’organiser votre événement dans un lieu public ou dans un café par exemple.

Pour ce dernier cas, vous gagnerez à échanger au préalable avec le responsable des lieux sur les éléments de l’événement. Cela vous permettra de vous parer au mieux d’éventuels imprévus.

En revanche, si vous choisissez un lieu public, il est indispensable que vous effectuiez une déclaration préalable auprès des autorités compétentes :
⦁ La mairie de la commune où se tiendra votre lieu ;
⦁ La préfecture de département dans le cas d’une commune chef-lieu de département ;
⦁ La préfecture de police pour un événement à Paris.

Cette déclaration doit être réalisée au moins 2 mois avant la date prévue de l’événement s’il va se tenir à Paris. En revanche, un délai de 3 jours avant le jour J suffira si votre événement se tiendra dans une autre commune.

D’une manière générale, il demeure toujours important d’anticiper le plus possible pour que votre événement d’association se déroule sans accroc. Prévoyez-le au moins 3 semaines avant.

Ce délai vous permettra alors de préparer vos invités et de leur permettre d’aménager leur agenda en conséquence.

Faire un rétro planning et planifier

Vous l’aurez compris : pour que votre événement d’association se passe au mieux, le seul secret, c’est de planifier !

Planifier un événement associatif avec le retro planning
Dès le début de l’organisation, établissez un rétro-planning, c’est-à-dire, un calendrier précis de réalisation de toutes les tâches liées à l’organisation de l’événement.

Dans ce calendrier, définissez :
⦁  Les différentes étapes de l’organisation (communication, logistique, partenaires, contenu, etc.).

⦁ Les personnes impliquées. Les personnes qui doivent réaliser chaque étape doivent être clairement identifiées.

⦁ Les deadlines pour chaque tâche.

Une association est forcément composée de plusieurs personnes. Aussi, autant mettre tout le monde à contribution. Répartissez les tâches en fonction des compétences et des passions. Cette façon de faire entretiendra leur motivation.

De plus, faire participer tous les membres de l’association aura pour conséquences d’entretenir la cohésion et l’esprit d’équipe au sein de votre association.

Il est essentiel de se tenir le plus possible à ce planning afin d’assurer la réussite de votre événement.

Créer l’événement

Après être allé au bout de toutes les étapes précédentes, il est temps de créer votre événement d’association à proprement parler.

Il est temps de penser aux détails de l’organisation :

⦁ Créez un lien d’inscription pour l’événement. Cela vous permettra d’anticiper au mieux le nombre de personnes qui viendront à votre événement.

⦁ Envoyez les invitations. Afin de vous assurer de la présence d’un maximum de personnes, il est recommandé de leur envoyer des invitations personnalisées. Une autre astuce est de leur demander d’inviter à leur tour leurs connaissances.

Puis, à l’approche du jour J, il est toujours important de passer en revue les derniers éléments pour finaliser l’événement ( les courses, les supports de présentation, le respect du planning en général, etc.).

Pensez également à envoyer des e-mails de relance à tous les inscrits en guise de rappel 1 ou 2 jours avant la date de l’événement.

Avec Bubble, vous pouvez réaliser toutes les opérations liées à votre association (organiser des réunions, collecter cotisations et dons, etc.) y compris créer votre événement d’association.

Responsabilité de l’organisateur

La responsabilité liée à l’événement repose sur l’organisateur, c’est-à-dire, l’association.

Organiser un événement d’association ne s’improvise pas. Vous devez réaliser toute une batterie de démarches en fonction de la nature de l’événement.

Cela implique qu’il incombe aux organisateurs de réaliser toutes les formalités nécessaires liées à l’événement dont :

⦁ L’obligation de déclaration de manifestation (que nous avons déjà évoquée plus haut) ;

⦁ L’attestation d’assurance d’association ;

⦁ Les obligations liées à l’hygiène alimentaire dont la demande de licence de débit de boissons temporaire en cas de besoin ;

⦁ Les démarches en ce qui concerne la diffusion de musique. Celles-ci sont à réaliser auprès de la SACEM.

D’un autre côté, il y a aussi les cas exceptionnels. Que votre événement se déroule en public ou en salle, qu’il y aura rassemblement de véhicules à moteur ou non, qu’il s’agisse d’un événement culturel ou sportif. Les démarches à engager ne seront pas les mêmes.

Il existe par ailleurs une autre obligation importante : celle concernant la billetterie. Il faut savoir que celle-ci est obligatoire pour tout événement payant. Même si votre événement n’est pas payant, cela reste recommandé d’avoir recours à la billetterie.

Sur ce point, économisez en temps et en argent en optant pour une billetterie en ligne.

Utilisez notamment l’option billetterie de Bubble, une solution pratique et tout-en-un.

Communiquer

En matière d’événement d’association, la communication est un élément clé à ne pas négliger. Le succès de celui-ci en dépend.

Communiquez largement sur l’événement. Pour cela, les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés. Choisissez d’ailleurs en fonction du public que vous cibler. Optez pour Facebook si vous souhaitez toucher le grand public, Twitter pour des influenceurs de votre domaine ou LinkedIn pour un public de professionnels.

Communiquer sur son événement associatif
Prenez soin de donner le plus d’informations possibles sur le contenu de l’événement.

Voici quelques astuces pour communiquer au mieux sur les réseaux sociaux :
⦁ Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre post ;
⦁ Partagez ce qui se passe dans les coulisses de la préparation de l’événement ;
⦁ N’hésitez pas à communiquer le nombre de places restantes à l’approche de l’événement, etc.
⦁ Créez une page d’événement qui soit en cohérence avec l’image et les valeurs de votre association.

Il ne faut pas non plus négliger les autres canaux de communication classiques comme les médias, les flyers ou encore les newsletters. Ces derniers demeurent un canal de communication efficace qui vous permet de communiquer clairement sur l’objectif de votre événement auprès de vos invités.

En conclusion, organiser un événement est un moyen pour une association de se faire connaître. C’est la raison pour laquelle rien ne doit laisser au hasard éviter toute mauvaise surprise.

De la planification à la communication sur l’événement, tout doit être réalisé pour assurer le succès de votre événement.

Aussi, n’hésitez pas à utiliser Bubble qui est un véritable outil tout-en-un au service des structures associatives. Demandez la démo pour vous faire une idée précise des nombreuses fonctionnalités de l’outil.

Ces articles pourraient également vous intéresser :

 

Articles Similaires