Les réunions entre collaborateurs d’une association ou d’une entreprise sont des étapes essentielles pour le bon déroulement des activités et pour la gestion de la structure, d’où l’intérêt d’organiser des assemblées générales. L’assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit de manière systématique chaque année et statue sur les grandes orientations de la structure (budgets, etc.). En revanche, l’assemblée générale extraordinaire (AGE) est organisée hors du cadre habituel et peut avoir différentes motivations.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale extraordinaire ?
L’assemblée générale extraordinaire ou AGE est une assemblée qui permet de réunir les membres d’une association. Elle a pour objectif de répondre à des besoins urgents et majeurs.
L’AGE se différencie notamment de l’assemblée générale ordinaire par le fait qu’elle n’est pas récurrente. L’AGO étant une réunion systématique et qui permet notamment de statuer sur les comptes annuels.
Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, la fréquence des réunions est aléatoire et peut avoir lieu autant de fois que nécessaire. A noter tout de même que cela concerne une mesure d’urgence et que l’assemblée doit rester exceptionnelle.
A quoi sert-elle ?
L’assemblée générale extraordinaire a pour principal objectif de traiter des situations d’urgences et exceptionnelles.
Les questions en rapport à la gestion courante de l’association ne seront donc pas à l’ordre du jour lors de cette assemblée. Il s’agit en effet de modifications importantes et cruciales qui peuvent avoir une influence sur l’association de ses membres.
Durant cette réunion, certaines résolutions particulières peuvent être ainsi décidées :
Acquérir ou vendre un bien immobilier ;
Réviser l’objet social ou changer de dirigeant ;
Modifier les statuts ;
Fusionner, dissoudre l’association.
Bien évidemment, cette liste de motifs est non exhaustive et qu’il est possible d’organiser une assemblée générale extraordinaire pour d’autres raisons. Elle peut se réunir par simple convocation.
En résumé, l’AGE permet de prendre des décisions majeures sur le quotidien et l’avenir de l’association. Ceci se fait généralement par des votes. De plus, c’est également l’opportunité pour les dirigeants d’informer les membres sur les futurs projets de l’association.
Comment se déroule l’assemblée générale extraordinaire ?
La convocation
Généralement, lorsqu’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire, ce sont les statuts qui déterminent les règles de convocation. En principe, la convocation est envoyée par courrier écrit (simple ou recommandé avec accusé de réception) ou par courrier électronique (mail). Elle peut être aussi affichée dans les locaux de l’association ou même affichée dans un journal (régional ou national).
La convocation doit être constituée de plusieurs points :
Nom de l’association ;
Lieu, date et heure de l’AGE ;
Ordre du jour ;
Nom de la personne ou de l’organe qui a déterminé l’AGE ;
Signature de la personne qui a élaboré la convocation.
Il faut savoir que la convocation doit être envoyée aux personnes concernées (avec les documents nécessaires) 15 jours à 1 mois avant la date de l’assemblée. Ceci permet ainsi de disposer de tous les éléments le jour de la réunion.
Le quorum
Durant une assemblée générale extraordinaire, il est nécessaire de respecter le principe du quorum et de la majorité requise.
Le quorum est effectivement le nombre minimal de membres qui doit être présent durant l’assemblée. La majorité requise, par contre, c’est le nombre minimal de votes favorables à une décision.
Afin de valider les décisions durant une réunion, l’AGE doit nécessairement respecter le quorum. En plus, les décisions présentées ne peuvent être prises que si l’on atteint la majorité nécessaire de votes favorables.
Le procès-verbal
Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit être rédigé suite aux débats. Il reprend ainsi les points essentiels évoqués durant la réunion.
Selon les statuts, le procès-verbal de l’AGE doit être signalé à l’ensemble des membres. Il est donc plus approprié de le présenter dans les locaux ou sur le site internet de l’association pour que les adhérents puissent le consulter à tout moment.
Toutefois, une association n’est pas obligée légalement de partager le procès-verbal de son assemblée générale extraordinaire.
En résumé, on peut dire que l’organisation d’une assemblée générale et notamment une assemblée générale extraordinaire est parfois nécessaire pour une association. Elle permet notamment de résoudre certains points essentiels et urgents à la structure. L’AGE doit néanmoins être encadrée par différentes règles afin qu’elle puisse se dérouler dans les meilleures conditions.
