Tenirla comptabilité d’une association est un métier à plein temps. Pour autant, si votre association est petite, vous pouvez éventuellement la faire vous-même.
Dans cet article, on vous explique tout ce que vous devez savoir pour maîtriser la comptabilité d’une association.
Tenir la comptabilité d’une petite association
Pour que vous puissiez mieux comprendre la suite de l’article, il est nécessaire de revenir sur les fondamentaux.
Pour une association à but non lucratif, les membres sont des bénévoles. Ils ne contribuent pas dans le but d’avoir des bénéfices dans l’association (ils n’apportent pas de capital). Cependant, les membres font des cotisations ou des dons et n’attendent pas de contrepartie. Une association n’est donc pas financée par des actionnaires.
Par ailleurs, une association peut faire des bénéfices et cela n’est pas interdit. Cependant, ces bénéfices ne sont pas pour les membres, seulement pour l’association. Ce qui diffère grandement d’une entreprise. En effet, si une entreprise est dissoute, les associés d’une société reprennent leurs capitaux. Toutefois, si une association est dissoute, les biens appartenant à cette dernière ne sont pas distribués aux membres, mais donnés à une autre association.
Concernant la comptabilité d’une petite association, elle peut être tenue dans un simple cahier ou avec Excel. Cependant, même si cela à l’air simple, il est nécessaire de bien tenir à jour ce cahier ou « journal de recettes et dépenses » pour ensuite pouvoir faire un rapport mensuel des bénéfices et des dépenses. Pour ce faire, voici des points importants :
Exercice comptable
En général, le délai pour un exercice comptable d’une association est d’une année. Cependant, si vous devez régulariser une période, cette durée peut être différente. La période est en général l’année civile, mais elle peut être fixée sur une autre période si les activités de l’association le nécessitent.
Justificatifs
Lorsque vous tenez une comptabilité, toutes les dépenses et les recettes, peu importe leurs montants, doivent être suivies d’une pièce justificative. Cette dernière est un document qui servira de preuve pour les dépenses comme les tickets de caisse ou les différentes factures, etc. mais aussi pour les recettes telles que les dons, les reçus de cotisation des adhésions, etc.
La facture
Celle-ci concerne toutes les ventes de produit ou prestation de service. En effet, lorsque l’association vend quelque chose ou offre ses services, il est obligatoire de faire une facture avec double exemplaire. Et aussi pour faciliter la tâche du comptable, les factures doivent avoir des numéros, doivent être datées du jour de leur délivrance et doivent contenir :
Le nom et l’adresse des parties et leurs adresses respectives ;
Le numéro d’ordre et numéro SIRET
Date à laquelle la vente et la prestation ont été faites
La quantité et dénomination précises des produits ou prestations vendus
La date à laquelle la facture doit être payée et les taux de pénalités exigible
Si l’association est assujettie à la TVA, le numéro individuel d’identification TVA et le montant de la TVA légalement applicable à l’opération. Par ailleurs, si l’association n’est pas assujettie à la TVA, il y a juste la mention TVA non applicable.
Le prix unitaire et le montant des produits et le détail de la TVA si l’association y est assujettie.
Classement des pièces comptables
À tout moment, vous aurez besoin de toutes les pièces comptables (factures, reçus, etc.) Donc, vous devez bien savoir comment les classer sans pour autant vous perdre.
En effet, tant que les factures ne sont pas payées, le classement vous permet de vous retrouver pour ne pas rater le délai de paiement.
Par ailleurs, une fois que les factures seront payées, le classement vous permet de trouver facilement les factures en cas de besoin. Pour simplifier votre tâche, il sera plus facile de ranger les pièces justificatives dans des classeurs bien séparés avec deux parties (recettes et dépenses). Le premier classeur va alors contenir le classement des factures encaissées et payées. Le second va contenir les factures que vous devez payer et que vous devez encaisser.
Puis, les pièces justificatives doivent être numérotées et ces numéros seront reportés dans le cahier ou le journal d’enregistrement et le talon du chéquier. Et pour une bonne concordance, les pièces justificatives doivent comporter la date de règlement et le numéro de chèque, s’il y en a.
Enregistrement dans le journal de recettes et dépenses
Comme dans toutes les comptabilités, les sorties d’argent ainsi que les entrées doivent être enregistrées dans le journal de recettes et dépenses de l’association. Chaque opération réalisée doit contenir :
Le numéro de la pièce comptable ;
L’objet ;
La date ;
Le mode de paiement ;
Le montant ;
Le numéro de chèque ;
Le rapprochement bancaire ;
Le solde en banque ou caisse et la nature du décaissement ou encaissement.
Le journal de recettes et de dépenses
Le journal de recettes et de dépenses permet de connaître exactement le montant disponible qu’il reste en trésorerie.
Rapprochement bancaire
Faire un rapprochement bancaire consiste à comparer le journal de recettes et dépenses et les relevés bancaires. Toutefois, cela permet aussi de faire le contrôle pour avoir les mêmes montants et repérer ainsi les écarts, car des erreurs peuvent survenir.
La présentation des comptes annuels
Cette présentation se fait lors de l’assemblée générale annuelle de l’association. Le rapport financier contient alors en général :
L’état des recettes et dépenses de l’association de l’année écoulée qui est aussi appelé le compte de résultat. Il synthétise les écritures selon leur nature (les achats, les déplacements, etc.) pour les charges et cotisations, les participations, les dons pour les produits.
L’inventaire des biens de l’association ou bilan. Il répertorie ce que l’association possède (les résultats excédentaires, les créances et les dettes).
La comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie est adaptée pour une association de petite taille ou qui est encore naissante. En effet, les obligations comptables sont encore moindres. Pour tout vous dire, c’est un compte simple que vous pouvez effectuer comme sur votre relevé bancaire. On l’oppose à la comptabilité d’engagement.
Le plus gros avantage de la comptabilité de trésorerie pour une association est sa simplicité. Elle a aussi certains inconvénients :
Elle ne permet pas de mesurer avec précision l’état de vos créances et de vos dettes ;
Elle ne permet pas de faire un bilan ou les états financiers annuels avec une grande précision.
Tenir la comptabilité d’une grosse association
Pour tenir la comptabilité d’une association plus importante, il vous faut une méthode plus professionnelle et plus représentative de la réalité financière : la comptabilité d’engagement.
La comptabilité d’engagement
Définition
La comptabilité d’engagement est plus élaborée que la comptabilité de trésorerie. En effet, avec cette méthode, chaque opération doit être enregistrée 2 fois (principe de la comptabilité en partie double.) Elle est plus fiable et permet facilement l’établissement des états financiers annuels pour un contrôle des comptes de manière permanente. Par ailleurs, si vous utilisez la comptabilité d’engagement, vous devez utiliser un logiciel comptable spécifique. Souvent, les logiciels de comptabilité et de gestion adaptés aux associations profitent d’une aide pour la saisie des écritures comptables.
Le principe de la comptabilité d’engagement est d’être en mesure de faire la différence entre l’engagement (créance ou dette) du paiement. Pour rappel, la dette est lorsque l’association doit quelque chose à une tierce partie (paiement d’une assurance, etc.)
La créance est l’opposée d’une dette, car dans ce cas-ci, l’association doit recevoir et non payer de l’argent à une tierce partie.
Aussi, en plus de répondre aux obligations légales qui sont imposées à une association, tenir une comptabilité permet d’avoir plus de crédibilité et donner du poids à tous les projets associatifs. Cela permet donc une meilleure gestion de l’association.
Les avantages et les inconvénients de la comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement vous permet d’avoir une vision plus claire de la situation financière de l’association.
En revanche, elle est plus complexe et lourde à tenir.
Conclusion
Pour conclure tout ce qui a été dit, pour une association de petite taille, la comptabilité de trésorerie est la plus adaptée. La comptabilité d’engagement, quant à elle, permet à une association de construire les états financiers et de différencier les créances et les dettes.
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