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Pour assurer le bon fonctionnement d’une association, les partenaires se réunissent souvent pour décider de la marche à suivre. L’assemblée générale ordinaire fait partie des réunions que tiennent ces organismes. Elle est régie par plusieurs lois afin d’assurer son bon déroulement. Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’AGO. 

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ordinaire ?


L’assemblée générale ordinaire est l’un des deux types d’assemblées générales d’une association. C’est avant tout une rencontre annuelle entre certains membres d’une association. Au cours de cette réunion, les différentes parties étudient et valident ou non les comptes annuels du groupe. L’AGO s’intéresse au fonctionnement courant du groupe alors que l’AGE est souvent relative aux temps forts de l’association.

On la qualifie d’ordinaire, car elle se déroule chaque année contrairement aux autres assemblées (l’assemblée générale extraordinaire par exemple). En effet, selon la loi 1901, les fédérations sportives reconnues, les associations culturelles, et les associations ayant une utilité publique doivent nécessairement organiser un AGO une fois par an.  

À quoi sert-elle ?

Comme souligné plus haut, l’assemblée générale ordinaire est une rencontre entre les affiliés d’une association. Les participants profitent de cette rencontre pour analyser, remettre en cause ou approuver la gestion de l’association. Aussi, c’est le lieu où les décisions relatives au futur du groupe et les directives pour l’expansion sont prises. 

La validation du compte permet aux associés de statuer sur la gestion de l’association, le changement ou le maintien de différentes instances dirigeantes. Pour les cotisations, les participants peuvent décider d’un nouveau montant et/ou d’une nouvelle fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.). 

En dehors de ces points, plusieurs autres éléments peuvent faire l’objet des débats. Les sujets de discussion sont très variés et embrassent quasiment tous les secteurs de la structure. Les méthodes de répartition des aides et l’inscription d’un nouveau domaine d’activité (sportif, culturelle, éducatif, etc.) peuvent être des points de discussion lors d’une AGO.   

Au cours de cette assise, les participants peuvent aussi prendre des décisions par rapport à certains membres. Un partenaire pourrait être sujet à une simple sanction ou être retiré de l’association dans le respect des normes établies. Des dispositions particulières sont prises pour ces cas de figure. 

Comment se déroule l’assemblée générale ordinaire ?


L’AGO se déroule en plusieurs étapes. 

La convocation 


Généralement, la convocation de l’AGO est confiée au conseil d’administration. Cette action ne peut pas être effectuée par un seul administrateur. Dans leur statut, les associations loi 1901 prévoient souvent qu’un simple membre dirigeant peut convoquer l’assise dans certaines situations. Ainsi, un recours au tribunal pourrait permettre à un partenaire de convoquer la séance si les dirigeants sont réfractaires. 

Selon les statuts, il se peut que les parties non actives ou n’ayant pas payé leur cotisation soient écartées. On peut envoyer les convocations par différents moyens :

  • Courrier postal ;

  • Voie électronique (email…) ;

  • Site internet de l’association ;

  • Affichage dans les locaux de l’organisme.  

La convocation doit parvenir à toutes les parties dans un temps raisonnable (quinze jours minimum) avant la date retenue. Elle doit contenir : 

  • La date ;

  • Le lieu ;

  • L’ordre du jour ;

  • Le nom de l’association ;

  • La signature du destinataire ;

  • Etc. 

Les convocations peuvent être annulées si ces règles ne sont pas respectées. 

Le quorum


Pour le quorum, la loi 1901 n’est pas très précise. Il revient aux associations d’en définir les conditions dans leur statut. C’est l’une des raisons pour lesquelles ce document doit être rédigé par un expert. Le club se charge de la répartition des droits de vote, de sélectionner les participants, et le nombre de personnes nécessaire pour valider l’AGO. 

Afin de s’assurer que le quorum est respecté, la partie chargée de la séance doit comptabiliser les personnes présentes et celles qui ont fait une procuration. Avec l’évolution du numérique, des méthodes de vote en ligne sont aussi utilisables. Ceci permet de supprimer les contraintes liées à la distance. 

Il est important de disposer des preuves de la participation des différents membres. Une liste de présence est généralement mise à la disposition et toutes les parties présentes doivent émarger. La fiche est confiée au secrétaire de l’association qui est souvent le secrétaire de séance. 

Le procès-verbal 


Les différentes étapes et décisions de l’assemblée générale ordinaire doivent absolument être retranscrites. C’est l’un des documents qui prouvent que l’AGO a eu lieu. La rédaction de ce document est du ressort du secrétaire de séance. Le procès-verbal est signé par le président de l’association et le secrétaire. Les statuts doivent prévoir le signataire en cas d’absence du président. 

Le PV est aussi gardé au siège social de la coopération et combiné à d’autres pièces. Dans la plupart des associations, les copies du PV sont disponibles pour tous les membres. Le procès-verbal doit contenir : 

  • La date ;

  • L’heure ;

  • Le lieu ;

  • Les modalités de convocation dans le cadre de la tenue de cette assemblée ;

  • L’ordre du jour ;

  • Les résolutions prises ;

  • L’heure de clôture ;

  • Etc. 

L’association à l’obligation de transmettre le document aux autorités compétentes dans un délai de trois mois si certaines grandes décisions sont validées. 

En résumé, l’assemblée générale ordinaire se déroule souvent annuellement. Il regroupe plusieurs parties et permet de prendre des décisions relatives aux fonctionnements et à l’expansion d’une association. Pour qu’elle soit validée, des convocations doivent être envoyées, le quorum devrait être respecté et un procès-verbal doit être disponible à la fin. 

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