Un outil de gestion facilite la manipulation des données et informations au sein de votre association. Il améliore votre efficacité et votre performance. Pour cela, il doit être choisi selon les fonctionnalités qu’il propose.
Les fonctionnalités importantes sur un outil de gestion associative
Les fonctionnalités requises dans un outil de gestion correspondent à plusieurs éléments, notamment l’automatisation des tâches. Elles constituent un critère essentiel pour le choix du logiciel.
Voici les plus importantes.
Gérer les dons et financements
Les dons et les financements constituent les ressources principales d’une association. Ils lui permettent de démarrer son activité et de se développer. Un bon outil de gestion vous assurera entre autres les opérations suivantes :
- Le lancement d’une campagne de dons. La création de la campagne se fait en quelques clics. Elle sera visible auprès du public cible au bout de quelques minutes. La campagne prendra la forme d’une vraie campagne de communication grâce à l’intégration de textes, d’images et de vidéos.
- La comptabilisation des dons. Votre logiciel intègre automatiquement les dons perçus à votre trésorerie et vous en facilite la comptabilisation. En outre, il exécute les feedbacks tels que l’envoi des reçus fiscaux auprès des donateurs.
Gérer les adhésions
Un élément fondamental d’une association est ses membres. De fait, la gestion des adhésions constitue l’une de ses principales tâches administratives. Elle nécessite un travail parfois chronophage que le logiciel peut faciliter sur différents aspects :
- Inscription sur un formulaire personnalisé et enregistrement au sein du site internet ;
- Récolte de paiements des frais d’adhésion, des cotisations, des bulletins d’adhésion et délivrance de facture : le logiciel multiplie les options de paiement et permet les transactions en ligne.
- Sécurisation des données personnelles ;
- Récolte et sauvegarde des données. Un logiciel de gestion prévient les pertes d’informations.
- Suivi du parcours des membres. La mise à jour des données individuelles de chaque membre est automatique après toute modification. Le logiciel permet ainsi le suivi des membres et de l’état des cotisations de chacun.
Gérer les événements associatifs
Les événements associatifs reflètent le dynamisme et la vitalité de l’association. Ils contribuent en majeure partie à l’approvisionnement de la trésorerie. Les outils de gestion assurent l’optimisation de leur organisation sous plusieurs aspects :
- Planification et analyse des conditions de réalisation de l’évènement ;
- Diffusion. Le logiciel effectue la publication sur le site web et les supports de communication. Il envoie des messages de notification aux cibles privilégiées. Un lien d’inscription est intégré aux publications et messages.
- Billetterie, formulaire d’inscription et paiement en ligne ;
- Suivi à temps réel de l’évolution des ventes réalisées :
- Contrôle des entrées ;
- Evaluation de l’événement réalisé pour envisager les améliorations futures.
Les meilleurs outils pour gérer son association
Les différents outils de gestion associative se démarquent au niveau de leurs fonctionnalités.
BubbleYou
BubbleYou est une plateforme digitale communautaire créée pour assurer la gestion des associations et communautés virtuelles. Ses objectifs sont la fidélisation et la fédération des membres de votre communauté.
BubbleYou propose toute une panoplie de fonctionnalités à ses utilisateurs :
- L’accès et l’inscription à la communauté, ainsi que la conception des profils sont personnalisables. L’adhésion et le paiement des cotisations sont enregistrés automatiquement. Bubble Board évalue l’engagement et l’évolution des membres.
- Bubble Talk, Bubble Tchat et Bubble news permettent les partages d’informations et les interactions au sein de l’association
- Grâce à Bubble Teams, les membres peuvent échanger et collaborer au sein de groupes.
- Bubble Events assure la gestion d’évènements. Cela inclut la conception, la diffusion des invitations, le suivi des inscriptions et des paiements.
- Bubble Pulse effectue des sondages et analyse le niveau de satisfaction de votre communauté ;
- Bubble Heart planifie vos campagnes de dons et en effectue le suivi en temps réel
Le logiciel est disponible pour un essai gratuit de 14 jours.
Cliquez ici pour accéder à une démo gratuite de l’outil.
Assoconnect
Assoconnect est une plateforme créée de l’idée de trois étudiants pour pallier aux difficultés de gestion des associations étudiantes. L’équipe d’Assoconnect compte actuellement près d’une cinquantaine de membres.
Par ses valeurs de simplicité, bienveillance et excellence, la plateforme compte proposer la révolution numérique pour redynamiser le secteur associatif.
Le logiciel comporte quatre fonctionnalités pour offrir un gain de temps élevé et éliminer les risques d’erreur
- Le logiciel de comptabilité ne requiert aucune compétence particulière. Lié avec les autres fonctionnalités, il répertorie automatiquement toutes les transactions au niveau des autres rubriques. Il se charge de l’élaboration des documents comptables.
- La base de données des membres est à jour en permanence. La fiche profil indique l’historique personnel et comporte les informations sur l’adhésion, les dons et cotisations et l’activité au sein de l’association. La sécurité des informations est garantie.
- La fonctionnalité paiement en ligne est disponible pour la collecte des dons, des cotisations, des inscriptions aux évènements ;
- Assoconnect crée et gère le site web de votre association pour vous assurer plus de visibilité et faciliter la communication avec votre communauté
Le logiciel propose également une offre sur mesure. Une version gratuite est proposée, avec en moins l’outil de comptabilité et la gestion du site web.
Macotisation
Macotisatation est un logiciel de gestion d’association français qui a vu le jour en 2016.
L’outil offre à ses utilisateurs un lot de fonctionnalités qui en font un logiciel de gestion assez complet. Le revers de la médaille est qu’il est assez compliqué à prendre en main. De même, la tarification inclut des commissions pour tous les plans tarifaires.
- La comptabilité est accessible à tout le monde sans exigences de connaissances. Le traitement des documents s’effectue directement sur le logiciel sans utiliser d’autres fichiers pour la saisie ou les calculs.
- Un CRM performant assure la gestion des membres de la communauté ;
- Un logiciel de collecte pour organiser des campagnes de dons et des évènements associatifs ;
- Les outils de communications : site, mail et réseaux sociaux sont réunis en une seule plateforme. L’outil permet d’effectuer les paiements en ligne.
- Le module de gestion des assemblées générales facilite l’organisation, l’élaboration des procès verbaux et documents juridiques. Les membres pourront désormais participer en ligne.
L’outil est quelque peu critiqué au niveau du design. En outre, des bugs peuvent parfois survenir.
L’utilisation du logiciel est facturée à partir de 11 euros par mois, mais la fonction comptabilité n’est pas comprise. Une période d’essai gratuite est offerte pour les nouveaux utilisateurs.
Pep’s Up
Logiciel français créé en 2016, Pep’s Up est utilisé par de nombreuses associations sportives. L’entreprise propose ses services à toute forme d’associations, qu’elles soient caritatives, culturelles, environnementales ou autres.
Pep’s Up offre de multiples fonctionnalités pour faciliter la gestion d’association.
- Le CRM stocke et gère les fiches profil de tous les membres ;
- Un formulaire personnalisé régule les adhésions. Il permet d’établir les tarifs, d’octroyer les réductions.
- Pep’s Up prend également en charge la billetterie des évènements associatifs :
- Pour assurer la communication, l’outil effectue la création de site web et de groupes, les publications sur réseaux sociaux et la diffusion de messages.
- L’outil de comptabilité est simple d’utilisation. Il crée tous les documents relatifs à la comptabilité.
L’équipe de Pep’s Up est à la disposition des clients pour leur fournir un accompagnement dans l’utilisation du logiciel. Le tarif basique s’élève à 10 euros par mois pour 150 membres et 1000 mails. La période d’essai gratuite dure trente jours. Les utilisateurs déplorent surtout l’absence de la fonction gestion des dons.
VerticalSoft
Fondée depuis 2016, Verticalsoft était à l’origine spécialisé dans la configuration d’outils web. Les fondateurs ont ensuite pivoté vers du logiciel pour association.
Par ses multiples fonctionnalités, Verticalsoft permet aux associations de développer leur activité avec plusieurs fonctionnalités :
- La fonction gestion des adhésions s’effectue facilement grâce à l’utilisation d’un formulaire en ligne. Les informations, ainsi que le paiement des inscriptions sont sécurisées.
- La gestion comptable offre une sérénité dans la saisie, le calcul et l’organisation des opérations financières.
- La gestion des dons permet la conception de campagnes de dons auprès de la communauté. Le paiement est effectué sur Stripe et l’envoi des reçus fiscaux est quasi-immédiat.
- Pour une communication efficace, le logiciel assiste l’utilisateur dans la création et la gestion de site, de newsletter, de landing pages.
- La gestion événementielle est une des principales clés de la réussite d’une association. L’outil prend en charge tant la conception du projet que la billetterie.
Verticalsoft propose également une assistance à ses nouveaux utilisateurs. Il met à leur disposition des tutoriels et des documents. Il offre en plus des mises à jour automatiques et plus de 1000 applications intégrées.
Un abonnement de 12 mois est requis pour l’utilisation du logiciel, à raison de 30 euros par mois pour l’option la plus basique.
AssoClub
Assoclub est un outil de gestion associatif. A l’instar, de Macotisation, il se démarque par la multitude des fonctionnalités qu’il propose. Il a également les mêmes défauts de design et de prise en main.
- Pour la gestion des adhésions, il présente un formulaire de préinscription en ligne. Il fournit des fiches adhérents et effectue le suivi de l’activité et de l’état des cotisations des membres. Une relance automatique est adressée aux membres pour assurer leur régularité.
- La fonctionnalité gestion du personnel avec organisation des tâches est une des options particulières du logiciel ;
Le volet gestion de comptabilité présente régulièrement l’état des recettes et dépenses, le solde bancaire de tous les comptes ;
- Un espace est dédié aux administrateurs et un autre aux adhérents, muni d’un tableau de bord.
La version gratuite de l’outil de gestion Assoclub est dotée de fonctionnalités limitées et le nombre de contacts est limité à 20. Il ne permet pas l’envoi de mails et les paiements en ligne. Les options payantes sont complètes, à partir de 40 euros par an.
Garradin
Logiciel de gestion libre, Garradin associe une base de données SQL et une interface HTML.
Dans sa palette de fonctionnalités, il inclut :
- La gestion des adhérents : suivi des activités et des cotisations, rappels et relances, envoi des mails en lots.
- La gestion de la comptabilité : Le logiciel effectue le suivi des recettes et dépenses, le solde bancaire. Il élabore les documents comptables, bilans et rapports.
- La gestion du site web ;
- Le porte-documents effectue l’archivage des factures, des informations personnelles et des divers documents.
L’utilisation des fonctionnalités de Garradin est gratuite. Toutefois, l’envoi de mails n’est disponible que suite à un don. Enfin, l’installation d’extensions peut offrir de nouvelles fonctionnalités.
Toutefois, l’outil est assez technique et assez peu intuitif.
Diacamma
Diacamma est un outil de gestion d’association gratuit et open source. Il facilite les tâches administratives des d’association grâce à ses fonctionnalités :
- La gestion des adhérents présente la liste et les références des membres. L’outil permet la gestion des cotisations et le contrôle des activités.
- Diacamma établit les écritures comptables de l’association et gère ses opérations financières
- En ligne, le logiciel permet le partage de documents, la diffusion de messages et l’accès aux données personnelles
Pratique et efficace, cet outil est compatible avec divers systèmes d’exploitation. Mais le design de l’interface est peu attractif pour les utilisateurs.
Galette
Logiciel libre de gestion d’association, Galette est l’acronyme de Gestionnaire d’Adhérents en Ligne Extrêmement Tarabiscoté mais Tellement Efficace.
Il propose assez peu de fonctionnalités, et se consacre principalement à la gestion des adhérents et des cotisations. Il assure la gestion de groupes et des responsables. Il offre la possibilité aux adhérents de modifier leur fiche personnelle.
Galette est un logiciel libre et entièrement gratuit qui correspond plutôt aux petites associations. La prise en main est cependant assez difficile.
